Erfolgsgeheimnis für KMU: Warum präzises Reporting den Unterschied macht

In einer Welt, in der Geschäftsentscheidungen oft im Sekundentakt getroffen werden müssen, ist präzises Reporting Ihr bester Verbündeter. Ein detailliertes Reporting bietet Ihnen nicht nur einen klaren Überblick über die aktuelle Lage Ihres Unternehmens, sondern zeigt Ihnen auch, wohin die Reise geht. Für KMU und Startups, die oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten, ist ein solides Reporting der Schlüssel zum Erfolg. Warum? Weil fundierte Entscheidungen nur auf Basis klarer Zahlen und Daten getroffen werden können.

Was macht ein gutes Reporting aus?

Ein effektives Reporting besteht aus mehreren Teilen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen zu steuern:

1. Erfolgsrechnung im Vergleich: Vorjahr und Budget im Fokus

Die Erfolgsrechnung zeigt den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Sie gibt Auskunft darüber, ob Ihr Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht hat. Ein wichtiger Bestandteil des Reportings ist der Vergleich der aktuellen Monatszahlen mit denen des Vorjahres und dem Budget.

• Monatlicher Vergleich: Vergleichen Sie die aktuellen Monatszahlen mit den Zahlen des Vorjahres und dem Budget für denselben Monat. Dies hilft, kurzfristige Abweichungen und Trends zu erkennen. Liegen Ihre Einnahmen und Ausgaben im erwarteten Rahmen oder gibt es unerwartete Schwankungen?
• Year-to-Date (YTD) Vergleich: Die YTD-Zahlen (Year-to-Date, also die kumulierten Werte seit Jahresbeginn) zeigen die finanzielle Performance des laufenden Jahres. Der Vergleich mit dem Vorjahr und dem Budget gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die langfristige Entwicklung und hilft, saisonale Schwankungen und Trends zu identifizieren.
• Forecasting: Eine Prognose (Forecast) hilft Ihnen zu sehen, wo Ihr Unternehmen am Jahresende voraussichtlich stehen wird. Dies ermöglicht es, frühzeitig Anpassungen vorzunehmen und strategische Entscheidungen besser zu planen. Fragen Sie sich: Sind wir auf dem richtigen Weg, um unsere Jahresziele zu erreichen?

2. Statistische Auswertungen und Kennzahlen

Neben den finanziellen Zahlen sind auch weitere Daten wichtig:

• Produktivität der Mitarbeitenden (Chargeability): Diese Kennzahl zeigt, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für Projekte aufwenden, die direkt Einnahmen bringen. Einfach ausgedrückt: Wie viel ihrer Arbeitszeit verbringen sie mit Aufgaben, die dem Unternehmen direkt Geld einbringen?
  • Hohe Chargeability: Wenn die Chargeability hoch ist, bedeutet das, dass Ihre Mitarbeitenden einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit abrechenbaren Projekten verbringen. Das ist ein Zeichen für hohe Produktivität, weil mehr von ihrer Arbeitszeit in direkt einkommensgenerierende Aktivitäten fliesst.
  • Niedrige Chargeability: Ist die Chargeability niedrig, verbringen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit mit nicht-abrechenbaren Aufgaben. Das kann ein Hinweis darauf sein, dass Ressourcen ineffizient genutzt werden.

Diese Kennzahl hilft Ihnen zu verstehen, wie effektiv Ihre Mitarbeitenden eingesetzt werden und wo eventuell Optimierungspotenzial besteht.

• Anzahl und Volumen der Aufträge und Angebote: Diese Kennzahl gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Verkaufsaktivitäten. Sie zeigt, wie viele Angebote erstellt wurden und welches Volumen an potenziellen Aufträgen in der Pipeline ist.
  • Erstellte Angebote: Die Anzahl der erstellten Angebote gibt Aufschluss darüber, wie aktiv Ihr Verkaufs-Team ist. Ein hoher Wert kann darauf hinweisen, dass viele potenzielle Kunden angesprochen werden.
  • Volumen der Angebote: Das Volumen der Angebote zeigt den Gesamtwert der potenziellen Geschäfte, die Ihr Verkaufs-Team verfolgt. Dies ist wichtig, um den potenziellen Umsatz zu schätzen, der aus den aktuellen Aktivitäten resultieren könnte.
  • Saisonale Unterschiede und andere Faktoren: Es gibt viele Gründe, warum diese Zahlen schwanken können. Beispielsweise kann schlechtes Wetter dazu führen, dass mehr Zeit im Büro verbracht wird, was zu mehr erstellten Angeboten führt. Auch saisonale Unterschiede oder grössere Projekte, die über mehrere Monate verteilt sind, können die Anzahl und das Volumen der Aufträge beeinflussen. Diese Faktoren müssen berücksichtigt werden, um die Daten richtig zu interpretieren.

Durch die Analyse dieser Kennzahlen können Sie besser verstehen, wie gut Ihr Verkaufsprozess funktioniert und wo gegebenenfalls Anpassungen nötig sind.

• Mitarbeiterauswertung: Eine zentrale Frage in der Mitarbeiterauswertung ist, ob das Unternehmen genügend Umsatz generiert, um die Mitarbeitenden zu tragen. Diese Analyse hilft Ihnen, zu erkennen, ob der Umsatz im Verhältnis zur Mitarbeiteranzahl steht und ob Anpassungen notwendig sind.
  • Umsatz pro Mitarbeitenden: Überprüfen Sie, ob der generierte Umsatz ausreicht, um die Mitarbeitenden zu tragen. Wenn der Umsatz nicht stimmt, könnte dies ein Indikator dafür sein, dass zu wenige Mitarbeitende vorhanden sind, um die Arbeit zu bewältigen.
  • Budgetierter Personalbestand: Im Vorfeld wird der Personalbestand budgetiert, wobei mit FTE (Full-Time Equivalent, also Vollzeitstellen) geplant wird. Diese Planung ist abhängig vom erwarteten Umsatz.
  • Vergleich von IST-Zustand und Budget: Vergleichen Sie den aktuellen Personalbestand (IST-Zustand) sowie die Vorjahres-FTE-Zahlen mit den budgetierten Werten. Sind wir auf Kurs oder gibt es Abweichungen? Dies hilft Ihnen, notwendige Anpassungen frühzeitig zu erkennen und umzusetzen.

Durch eine gründliche Mitarbeiterauswertung können Sie sicherstellen, dass Ihr Personalbestand optimal an die Umsatzziele angepasst ist und notwendige Schritte einleiten, um eventuelle Diskrepanzen zu beheben.

3. Liquiditäts-Reporting

Ein gutes Liquiditäts-Reporting zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht und wie sich das in Zukunft entwickeln wird.

• Kurzfristiger Ausblick: Planen Sie Ihre täglichen oder wöchentlichen Ausgaben, um sicherzustellen, dass genügend Geld vorhanden ist, um Rechnungen zu bezahlen.
• Langfristiger Ausblick: Prognostizieren Sie zukünftige Einnahmen und Ausgaben, um finanzielle Stabilität zu gewährleisten und strategische Investitionen zu planen.

Warum sind monatliche Abschlüsse wichtig?

Monatliche Abschlüsse helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Regelmässige Überprüfungen zeigen Ihnen, ob Sie Ihre Ziele erreichen und wo Anpassungen nötig sind. Durch sogenannte Sprints – kurze, konzentrierte Arbeitsphasen – können Sie gezielt Massnahmen umsetzen und rechtzeitig Entscheidungen treffen.

Tipps für ein effektives Reporting

1. Automatisierung nutzen: Verwenden Sie Softwarelösungen, die Daten automatisch erfassen und auswerten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
2. Transparenz schaffen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Reports klar und verständlich sind. Nutzen Sie Grafiken und Tabellen, um die Daten anschaulich darzustellen.
3. Regelmässige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihre Reports regelmässig und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an. So bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Fazit

Stellen Sie sich vor, Sie navigieren Ihr KMU wie ein Kapitän sein Schiff – immer den Kurs im Blick, bereit für jede Herausforderung. Ein durchdachtes Reporting ist Ihr Kompass in dieser Reise. Es liefert Ihnen nicht nur Zahlen, sondern Geschichten über den Zustand und die Zukunft Ihres Unternehmens.

Erfolgsrechnung: Der monatliche Vergleich mit dem Vorjahr und dem Budget enthüllt verborgene Trends und unerwartete Schwankungen. Diese Einblicke sind Gold wert, um frühzeitig zu reagieren und Ihre Strategie anzupassen.

Produktivität Ihrer Mitarbeitenden: Mit der Chargeability sehen Sie schwarz auf weiss, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden in abrechenbare Projekte investieren. Eine hohe Chargeability bedeutet: Ihr Team arbeitet effizient und bringt Ihr Unternehmen voran.

Auftrags- und Angebotsvolumen: Wie viele Angebote werden zu Aufträgen? Hier sehen Sie die Leistung Ihres Verkaufsprozesses. Und mit den richtigen Anpassungen verwandeln Sie Ihre Pipeline in eine wahre Umsatzquelle.

Mitarbeiterauswertung: Generieren wir genügend Umsatz, um unsere Mitarbeitenden zu tragen? Mit einem Blick auf den IST-Zustand und die budgetierten FTE-Zahlen können Sie sofort erkennen, ob Ihre Personalplanung aufgeht oder justiert werden muss.

Liquiditäts-Reporting: Planen Sie Ihre Liquidität im Kurz- und Langzeitbereich. Vermeiden Sie finanzielle Engpässe und sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen immer handlungsfähig bleibt.

Ein präzises Reporting ist wie ein Frühwarnsystem, das Ihnen hilft, Risiken zu erkennen und Chancen zu nutzen, bevor sie vorüberziehen. Setzen Sie diese Erkenntnisse ein, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und halten Sie Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs.

Denken Sie daran: Ein guter Kapitän kennt nicht nur den Weg, sondern auch die Gefahren und Möglichkeiten auf hoher See. Mit einem durchdachten Reporting sind Sie bestens gerüstet, um Ihr KMU sicher und erfolgreich zu steuern.

Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!

Es ist uns ein grosses Anliegen, Sie nicht nur digital, sondern auch persönlich zu treffen. Bei MGroup glauben wir an den Wert echter Gespräche. Lassen Sie uns bei einer virtuellen Tasse Kaffee über Microsoft Teams zusammenkommen. Ob Fragen zu unseren Dienstleistungen oder ein allgemeiner Austausch – wir sind gespannt, Ihre Geschichte zu hören und gemeinsam neue Wege zu entdecken.