Die Wichtigkeit der Digitalisierung:
Vorbei sind die Tage, an denen Belege stapelweise auf Schreibtischen lagen und die Finanzübersicht nur schwer zu behalten war. Digitale Buchhaltungssysteme bieten eine klare, präzise und leicht zugängliche Übersicht über Ihre Finanzen. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern reduzieren auch Fehler, die bei manueller Arbeit entstehen können.
Phase 1: Bedürfnisanalyse und Planung
Bevor Sie in die digitale Buchhaltung einsteigen, ist es wichtig, eine Bedürfnisanalyse durchzuführen. Verstehen Sie, wie Ihr Unternehmen derzeit arbeitet:
- Wie und womit bezahlen Sie Ihre Lieferantenrechnungen?
- Existiert eine digitale Ablage, wobei von überall aus zugegriffen werden kann?
- Wie erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter Stunden?
Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen, die Anforderungen an ein Buchhaltungssystem zu definieren, das Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllt.
Phase 2: Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware
Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die benutzerfreundlich ist und sich in Ihre Bank integrieren lässt, um Zahlungen automatisch zu verarbeiten. Dies ist besonders wichtig, um den Überblick über Ihre Liquidität zu behalten. Software mit einer intuitiven Oberfläche und guten Support-Leistungen kann den Übergang erleichtern. Es gibt inzwischen Tools und Banken, die vollautomatisiert Transaktionen austauschen, ohne dass die Transaktionen manuell herunter- oder hochgeladen werden müssen.
Phase 3: Implementierung am Jahresende
Ein Digitalisierungsprojekt braucht Vorbereitung. Ideal ist es, das Geschäftsjahr abzuschliessen und frisch in das neue Jahr zu starten. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, das alte Jahr sauber abzuschliessen und mit einer klaren Ausgangslage in das neue Jahr zu starten.
Effektives Cashflow-Management:
Die Liquidität ist das Lebensblut eines jeden Unternehmens. Durch die Digitalisierung können Sie den Cashflow effektiver verwalten, indem Sie Einkäufe auf Rechnung tätigen, was Ihnen hilft, den Überblick über ausgehende Zahlungen zu behalten. Vermeiden Sie Käufe mit sofortigem Liquiditätsabfluss wie Kartenzahlungen, die zu unerwünschten Liquiditätsengpässen führen können.
Angebote und Aufträge klar definieren:
Stellen Sie sicher, dass jedes Angebot und jeder Auftrag schriftlich bestätigt wird. Dies schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern vermeidet auch spätere Unstimmigkeiten mit den Kunden über zusätzliche Kosten. Bestimmt jedes Unternehmen war bereits damit konfrontiert: Während des Ausführens des Auftrags kommen Zusatz-Aufträge, denn man ist ja gerade vor Ort und könnte noch dies und das Erledigen. Auch hier ist ein Angebot, das schriftlich vom Kunden bestätigt wird, sehr wertvoll. Denn im Nachgang mit dem Versand der Rechnungen sind die Kunden nicht mehr ganz im Bilde und führt generell zu Verärgerung auf beiden Seiten.
Regelmässige Rechnungsstellung:
Stellen Sie Rechnungen so schnell wie möglich nach Abschluss eines Auftrags. Dies hilft, die Details frisch im Gedächtnis zu behalten und fördert einen stetigen Geldfluss, was wiederum Ihre Liquidität verbessert.
Automatisches Mahnwesen:
Ein gutes digitales Buchhaltungssystem sollte ein automatisches Mahnwesen enthalten. Dies stellt sicher, dass verspätete Zahlungen zeitnah angemahnt werden, ohne dass Sie ständig daran denken müssen. Das kann spezifisch eingestellt werden, indem man zum Beispiel einstellt, dass erst eine Mahnung nach X Tagen Überfälligkeit versendet werden soll.
Das automatische Mahnwesen funktioniert allerdings nur, wenn die Zahlungseingänge tagesaktuell eingelesen und abgestimmt werden, ansonsten ist der Ärger mit den Kunden vorprogrammiert.
Verwaltung des Anlagevermögens:
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen grössere Anschaffungen tätigen, wie zum Beispiel neue Computer oder Maschinen, brauchen Sie einen einfachen Weg, um diese Käufe in Ihrer Finanzübersicht zu berücksichtigen. In der digitalen Buchhaltung können Sie eine einfache Regel aufstellen: Alles, was mehr als CHF 1’000 kostet, wird als wichtiger Kauf angesehen und separat in Ihren Finanzberichten aufgeführt. Wenn es weniger kostet, können Sie es einfach als laufenden Geschäftsausgaben verbuchen. Diese Methode hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, ohne sich in Details zu verlieren. unter CHF 1’000 direkt als Aufwand verbucht werden.
Zentraler Rechnungseingang:
Um den Prozess möglichst effizient zu gestalten, empfehlen wir einen zentralen, digitalen Rechnungseingang in Form einer E-Mailadresse, die ausschliesslich für das Einsenden der Lieferantenrechnungen dient. Unsere Lieferantenrechnungen erhalten wir alle elektronisch auf invoice@mgroup.ch. Sobald eine Rechnung eingeht, versendet dieses Mail-Postfach eine Antwort an den Absender mit der Bedankung der Zusendung der Rechnungen und bestätigen den Erhalt. Gleichzeitig sendet die Mailbox die Nachricht des Lieferanten an die Software, wobei dann der nächste Schritt beginnt. Die Software erkennt dieses Dokument als Lieferantenrechnung und liest die Daten bereits automatisch aus, sodass nur noch eine Bestätigung erfolgen muss. Die Bestätigung ist gleichzeitig auch die Verbuchung. Nach der Verbuchung kann dann direkt die Zahlung im System erstellt werden, die dann wieder über die Schnittstelle automatisch zur Bank gelangt. Die Zahlungen werden dann nach Fälligkeit automatisch beglichen und ausgebucht.
Fazit:
Die Umstellung auf ein digitales Buchhaltungssystem ist ein entscheidender Schritt, um Ihr Unternehmen effizienter, transparenter und zukunftssicher zu machen. Der Prozess erfordert sorgfältige Planung und Auswahl der richtigen Werkzeuge, aber mit der richtigen Herangehensweise werden Sie bald die Früchte einer modernisierten Buchhaltung ernten.
Wir helfen Ihnen gerne dabei.
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