Die digitale Buchhaltung für KMU und Startups in der Schweiz steht vor einzigartigen Herausforderungen, nicht zuletzt, wenn es darum geht, die Bestimmungen der schweizerischen Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) einzuhalten. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen umfassenden Überblick, wie Sie Ihre Buchführung nicht nur digitalisieren, sondern auch effizient, sicher und GeBüV-konform gestalten können.
Die GeBüV im digitalen Zeitalter
Die GeBüV stellt sicher, dass Geschäftsbücher und buchhaltungsrelevante Dokumente ordnungsgemäss geführt werden. Mit dem technologischen Fortschritt bezieht sich dies zunehmend auf elektronisch geführte Bücher und Unterlagen. Es ist essenziell, dass auch digitale Dokumente den Grundsätzen der Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechten Erfassung und Unveränderbarkeit entsprechen.
Elektronische Archivierung: Was ist zu beachten?
- Unveränderbarkeit gewährleisten: Gemäss GeBüV müssen elektronische Dokumente so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht veränderbar sind. Nutzen Sie hierfür Software, die eine revisionssichere Archivierung ermöglicht und jede Änderung protokolliert.
- Vollständige Erfassung: Alle buchhaltungsrelevanten Informationen müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden. Achten Sie darauf, dass Ihr System keine Daten verliert und dass alle Informationen vollständig und richtig importiert werden.
- Lesbarkeit sichern: Elektronische Dokumente müssen jederzeit lesbar und ausdruckbar sein. Stellen Sie sicher, dass die verwendeten Formate auch langfristig unterstützt werden.
- Aufbewahrungsfristen beachten: In der Schweiz müssen Geschäftsbücher und buchhaltungsrelevante Unterlagen während zehn Jahren aufbewahrt werden. Digitale Speicherlösungen müssen daher die Datenintegrität über diesen langen Zeitraum garantieren.
- Datensicherheit und Datenschutz: Ergreifen Sie angemessene Massnahmen, um die Sicherheit und den Schutz der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Dies umfasst sowohl technische Lösungen als auch organisatorische Massnahmen.
- Datenzugriff und Prüfbarkeit: Die GeBüV verlangt, dass die Daten jederzeit innerhalb angemessener Frist zugänglich sind und die Geschäftsbücher geprüft werden können. Sorgen Sie für geeignete Zugriffsrechte und stellen Sie die Prüfbarkeit durch Dritte sicher.
Fazit: Digital, aber GeBüV-konform
In der Welt der digitalen Buchhaltung ist es für KMU und Startups essenziell, Softwarelösungen zu wählen, die nicht nur effizient und nutzerfreundlich sind, sondern auch die strengen Anforderungen der GeBüV erfüllen. Tools wie AbaNinja, Bexio und Klara bieten unterschiedliche Ansätze, um dieses Ziel zu erreichen.
AbaNinja: Digitale Konformität und Effizienz
AbaNinja steht für eine fortschrittliche Buchhaltungslösung, die KMU und Startups nicht nur durch ihre Nutzerfreundlichkeit, sondern auch durch ihre Compliance-Fähigkeiten überzeugt. Als Teil des Swiss21.org-Ökosystems unterstützt es automatisierte Prozesse und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der GeBüV durch Speicherung von Dokumenten im PDF/A-Standardformat.
Bexio: Praktische Buchhaltung mit Vorsicht
Bexio bietet eine breite Palette von Tools zur Verwaltung der Buchhaltung, aber es ist zu beachten, dass es seine Benutzer darauf hinweist, Belege in einem separaten, revisionssicheren System zu speichern. Für Unternehmen, die eine vollständige digitale Lösung suchen, bedeutet dies, dass Bexio möglicherweise durch zusätzliche Massnahmen ergänzt werden muss, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Klara: Integrierte Revisionssicherheit
Mit KLARA eArchiv bietet Klara eine integrierte Lösung, die die digitalen Anforderungen der Buchhaltung und die strengen Vorschriften der GeBüV erfüllt. Für KMU und Startups, die eine umfassende, revisionssichere und digitale Archivierungslösung suchen, scheint Klara somit eine ausgezeichnete Wahl zu sein.
KI-Integration: DeepBox und AbaNinja
Die digitale Transformation in der Buchhaltung erreicht mit KI-basierten Lösungen wie DeepBox eine neue Stufe der Automatisierung. DeepBox kann in Verbindung mit AbaNinja verwendet werden, um beispielsweise Belegerkennung und -verarbeitung zu automatisieren, wodurch die Buchhaltungsarbeit weiter vereinfacht wird. Durch die Kombination dieser KI-gesteuerten Innovationen mit den revisionssicheren Speichermöglichkeiten von AbaNinja können KMU und Startups von einem hochmodernen, effizienten und konformen Buchhaltungssystem profitieren.
Digitale Buchhaltungslösungen bieten viele Vorteile für KMU und Startups, von der Effizienzsteigerung bis hin zur besseren Datenübersicht. Mit den richtigen Tools und Praktiken können Sie die Vorteile der Digitalisierung nutzen, ohne die regulatorischen Anforderungen zu vernachlässigen.
Abschliessend lässt sich sagen, dass die digitale Buchhaltung für KMU und Startups in der Schweiz eine kluge Wahl ist, um nicht nur den administrativen Aufwand zu reduzieren, sondern auch um Compliance sicherzustellen. Bei der MGroup unterstützen wir Sie gerne dabei, ein System zu implementieren, das sowohl Ihren betrieblichen Bedürfnissen als auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Wir helfen Ihnen gerne dabei.
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